Mäntsälän Ykkösapteekin yleinen tietosuojaseloste

Voimassa 23.11.2023 alkaen

Tämä on Mäntsälän Ykkösapteekin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste.

eApteekki-asiakkaille on oma erillinen Verkkokaupan tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Mäntsälän Ykkösapteekki, y-tunnus 3106248-2

Keskuskatu 12, 04600 Mäntsälä

Ilonan Ilopilleri Oy, y-tunnus 3390450-8

Keskuskatu 12, 04600 Mäntsälä

2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Ilona Haikala, apteekkari

ilona.haikala@apteekit.net

019-6896600

Mirja Koskilinna, tietosuojavastaava

mirja.koskilinna@apteekit.net

019-6896600

3. Rekisterin käyttötarkoitus ja peruste

Apteekkitoiminnan harjoittaminen ja siihen liittyvien velvoitteiden sekä asiakassuhteiden hoitaminen. Rekisterin tietoja käsitellään voimassa olevan tietosuoja- sekä apteekkitoimintaa koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Kameravalvontarekisteriä pidetään apteekin omaisuuden suojaksi, sekä rikosten torjumiseksi ja paljastamiseksi.

4. Rekisterin tietosisältö

1 Reseptiasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

• etunimi, sukunimi
• henkilötunnus
• kaikki reseptille tallennettavat tiedot
• eläinreseptistä lisäksi eläimen omistajan yhteystiedot
• osto- ja maksutapahtumat
• sitoumustiedot, työpaikkakassatieto
• Kela-korvaustiedot, Kelan maksuosuus
• reseptipalvelun suostumukset
• lääkehoidon ohjaukseen liittyvät kirjaukset
• asiakkaan asiakaspalvelun, lääkityksen ja terveydentilan kannalta olennaiset lisätiedot esim. allergiat, toiveet liittyen lääkkeiden toimitukseen yms.

2 Kanta-asiakkaat eli Avainasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä kanta-asiakkuuden solmineista asiakkaista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:

• asiakkaan yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• yhteisötiedot (linkitys perheenjäsenten välillä)
• asiakkaan alennusetu ja asiakasryhmät
• markkinointilupa

3 Tiliasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä laskutussopimuksen solmineista asiakkaista kohdassa 1 (Reseptiasiakkaat) lueteltujen lisäksi:

• suoramaksu/e-lasku-tiedot
• edunvalvojan tiedot
• laskutusosoite
• laskun viitteet ja laskutukseen liittyvät lisätiedot
• mahdollinen hoitokoti/kotihoito -tieto

e-lasku/suoramaksusanoma (pankista apteekkiin) sisältää seuraavat tiedot:

• nimi (etunimi ja sukunimi)
• henkilötunnus (asiakkaan tunnistus)
• IBAN-tilinumero

4 Annosjakeluasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä Annosjakelu-asiakkuuden solmineista asiakkaista kohdassa 1 (Reseptiasiakkaat) lueteltujen lisäksi:

• hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty
• annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen
• muu annosjakeluasiakkaan lääkitys
• annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio

5 Kuljetuspalveluasiakkat: Rekisterissä voidaan käsitellä laskutussopimuksen solmineista asiakkaista kohdassa 1 (Reseptiasiakkaat) lueteltujen lisäksi:

• asiakkaan yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• tunnistamisessa käytettävä henkilökohtainen koodi

6 Lääkityksen tarkistus- ja lääkityksen arviointipalveluasiakkaat:

• tarkistuspalveluraportit ja -suostumukset sisältäen nimen, henkilötunnuksen, lääkitystiedot ja lääkitykseen liittyvät huomiot sekä palvelun toteutuksessa käytetyt terveystiedot

7 Apteekkisopimusasiakkaat: Rekisteriin tallennetaan tieto asiakkaasta, häntä koskevasta lääkäristä ja sopimuksen piiriin kuuluvista lääkkeistä sekä sopimusapteekista. Apteekki toimii rekisterinpitäjänä ja Suomen Apteekkariliitto ylläpitää tietojenvälityspalvelua.

8 Easymedi-tilausjärjestelmä-asiakkaat: nimi, henkilötunnus, hoitoyksikkö, tilaustiedot

9 Schengen-todistukset:

• nimi, syntymäaika, syntymäpaikka, osoite, puhelinnumero, henkilöllisyystodistuksen numero, kansalaisuus, sukupuoli, hoitava lääkäri, hoitopaikka, hoitopaikan yhteystiedot, matkan kesto, lääkkeen tarkat tiedot ja apteekin tiedot

10 Vaaralliset kemikaalit: myrkyllisiä kemikaaleja tai lähtöaineita ostaneiden henkilöiden nimi, henkilötunnus, osoite, luovutetun kemikaalin tiedot, kemikaalin käyttötarkoitus

11 Tallentava kameravalvonta: kuvamateriaali henkilöistä apteekin tiloista

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan itse ilmoittamat tiedot, Reseptikeskuksesta saatavat tiedot sekä Kelan suorakorvauskyselypalvelun kautta saatavat sairausvakuutustiedot.

Apteekin tiloissa on tallentava kameravalvonta.

6. Tietojen luovutus ja tietojen siirto

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset:

• Reseptikeskukseen apteekin sähköistämien reseptien tiedot
• Reseptikeskukseen tiedot toimitetuista resepteistä
• Kelalle tiedot sv-korvatuista ostoista
• maksusitoumuksen myöntäjälle kuten Kelalle, kunnalle tai vakuutusyhtiölle tiedot maksusitoumuksella toimitetuista ostoista
• työpaikkakassoille tiedot laskutettavista ostoista
• maksutietojen luovuttaminen korttimaksuista Nets Oy:lle

Ostokerran tietojen ja maksutietojen luovutus teknisten ongelmien yhteydessä järjestelmätoimittaja Receptumille tilanteen selvittelyä varten.

Terveydenhuollon valvontatilanteista voidaan pyynnöstä luovuttaa reseptiostosten tietoja valvovalle viranomaiselle Valviralle, Fimealle ja Avi:lle.

Asiakkaan kirjallisella suostumuksella tehtävät tietojen luovutukset:

• annosjekelun yhteydessä annosjakeluyksikölle, Pharmaservice Oy:lle toimitetaan tiedot tilattavista jaksosta sekä asiakkaasta
• tiliasiakkaiden laskutuksen ja perinnän hoitaa Ropo Capital Oy, joka saa laskutustiedot
• kanta-asiakkaiksi eli Avainasiakkaiksi rekisteröityneiden ja erillisen markkinointiluvan antaneiden asiakkaiden sähköpostiosoitteet luovutetaan Avainapteekki-ketjulle
• apteekkisopimuksen yhteydessä apteekkisopimustietojen jakaminen muiden apteekkien kanssa, tietojen välitykseen käytetään Apteekkariliiton ylläpitämää palvelinta

7. Tietojen säilytysaika

Apteekkiasiakkaiden tiedot poistuvat aktiivirekisteristä 13 kuukauden jälkeen, jos asiakas ei ole asioinut tuona aikana apteekissa.

Reseptitietoja säilytetään arkistoituna rekisterissä lain velvoittaman säilytysajan eli 5 vuotta. Huumausainekirjanpitoa sekä säilytettäväksi määrättyjä pkv- ja huumausainereseptejä säilytetään lain vaatimat 6 vuotta toimitusvuoden päättymisestä.

Asiakkaan kanta-asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään sopimuksen voimassaoloajan mukaisesti.

Asiakkaan tiliasiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään apteekin asiakasrekisterissä sopimuksen voimassaoloajan. Tilimyynnin laskutustietoja säilytetään lain vaatiman ajan.

Lääkityksen tarkistus- ja arviointipalveluun liittyviä tietoja säilytetään 2 vuoden ajan tarkistuksen suoritusvuoden päättymisestä.

Apteekkisopimustietoja säilytetään sopimuksen voimassaoloajan.

Schengen-todistuskopiota säilytetään Fimean ohjeeen mukaisesti 1 vuoden ajan todistuksen laatimisvuoden päättymisestä.

Vaarallisten kemikaalien luovutustietoja säilytetään 5 vuotta luovutusvuoden päättymisestä.

Valvontakameran kuvaa apteekin tiloista säilytetään vähintään 15 vuorokautta ja korkeintaan 30 vuorokautta.

8. Rekisterisuojauksen perusteet

Apteekin tilat on suojattu teknisin ja rakenteellisin ratkaisuin siten, että tietosuojan piiriin kuuluviin tietoihin pääsee käsiksi vain siihen oikeutetut työntekijät. Tietojärjestelmiin pääsyä kontrolloidaan salasanoin, ammattikortein ja työtehtäväkohtaisilla oikeuksilla.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaana sinulla on oikeus:

• saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista
• pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista ja poistamista
• peruuttaa antamasi suostumus osittain tai kokonaan
• tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaathan, ettei tämä vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuihin henkilöihin. Tiedot toimitetaan vain henkilöllisyyden todistamista vastaan tai muutoin luotettavaa tunnistusmenetelmää käyttäen. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi reseptitiedot) tai oikeus.

Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta: http://www.tietosuoja.fi)

10. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.